GDPR และพันธมิตร

ภาระผูกพันด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลของฉันเมื่อเข้าร่วมโปรแกรม Extu คืออะไร?

เมื่อพวกเขาใช้บริการของ Extu เพื่อส่งเอกสารทางการตลาดไปยังสมาชิกของตน พวกเขามีความรับผิดชอบหลักสี่ประการ:

1. สร้างพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในรายชื่อสมาชิก
   ซึ่งหมายความว่าคุณ:
   • ได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้งจากผู้รับแต่ละรายที่อยู่ในรายชื่อสมาชิกของคุณเพื่อรับเอกสารทางการตลาดจากคุณโดยการดำเนินการที่ชัดเจน สมัครใจ มีการแจ้งข้อมูลให้ทราบอย่างครบถ้วน และมีการยืนยัน
   • อาศัยผลประโยชน์อันชอบด้วยกฎหมายเป็นพื้นฐานทางกฎหมายในการใช้ที่อยู่อีเมลในรายชื่อสมาชิกของคุณเพื่อส่งเอกสารทางการตลาด โดยดำเนินการประเมินผลประโยชน์อันชอบด้วยกฎหมายเป็นเอกสาร (เช่น มีความคาดหวังที่สมเหตุสมผลจากผู้ที่ได้รับเอกสารทางการตลาดเนื่องจากความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มีอยู่ และมีการประเมินผลกระทบต่อความเป็นส่วนตัวว่าอยู่ในระดับต่ำ) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมโปรดดู ฉันจะแน่ใจได้อย่างไรว่ารายชื่อสมาชิกของฉันเป็นไปตาม GDPR?
2. 2. ประกาศความเป็นส่วนตัวจะต้องให้ข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
   ในฐานะผู้ควบคุมรายชื่อสมาชิกของคุณ ประกาศความเป็นส่วนตัวของคุณควรเป็นไปตามข้อกำหนดด้านความเป็นธรรมและความโปร่งใสภายใต้ GDPR และเปิดเผยเกี่ยวกับ:
   • พื้นฐานทางกฎหมายที่ใช้สำหรับการรวบรวมและการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงการประมวลผลที่อยู่อีเมลเพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาดทางตรง ในกรณีส่วนใหญ่ พื้นฐานทางกฎหมายที่ใช้จะเป็นความยินยอมหรือผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย คุณยังอาจอาศัยเหตุผลอื่น ๆ ได้เช่น การปฏิบัติตามสัญญาหรือข้อผูกพันทางกฎหมายที่คุณประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลในการดำเนินธุรกิจ (เช่น ข้อมูลติดต่อเพื่อจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการแก่ลูกค้ารายใดรายหนึ่ง)
   • ข้อมูลส่วนบุคคลใดที่คุณแบ่งปันกับ Extu (ควรรวมถึงการแจ้งเตือนว่าที่อยู่อีเมลของลูกค้าและสำเนาใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงินจะถูกแบ่งปันเพื่อจัดการและตรวจสอบแคมเปญ)
   • บุคคลที่คุณแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลด้วยและรายชื่อผู้ประมวลผลบุคคลที่สาม ซึ่งรวมถึง Extu
3. ควรมีมาตรการด้านเทคนิคและองค์กรที่เหมาะสม ระบบของคุณควรปลอดภัย ซึ่งรวมถึงการมีระบบไอทีและการป้องกันความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่เพียงพอ เช่นเดียวกับการมีการควบคุมภายใน นโยบาย และแนวปฏิบัติที่ดีเกี่ยวกับการรวบรวม การใช้ แบ่งปัน และการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล
4. Be Extu’s partner in privacy. We need to work together to ensure we adhere to appropriate privacy standards and do our best to protect the personal information we collect and process in the course of sending marketing materials. We need to help each other address any privacy questions, complaints or requests, respond to a potential data breach and conduct privacy investigations or assessments. We are here to support you and you must immediately notify us:
   • ในกรณีที่มีการละเมิดข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นหรือเกิดขึ้นจริง
   • หากคุณได้รับคำขอเข้าถึงเจ้าของข้อมูล
   • หากคุณได้รับการร้องเรียนหรือการเรียกร้องใด ๆ จากสมาชิกหรือหน่วยงานกำกับดูแลเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวหรือข้อมูลส่วนบุคคล
   • หากคุณมีคำถามหรือข้อกังวลเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวโดยทั่วไป

ฉันจะแน่ใจได้อย่างไรว่ารายชื่อสมาชิกของฉันเป็นไปตาม GDPR?

พันธมิตรควรตรวจสอบรายชื่อสมาชิกและทดสอบการปฏิบัติตาม GDPR เมื่อเข้าร่วมโปรแกรมครั้งแรกและตรวจสอบอยู่เป็นประจำหลังจากนั้น แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ภายใต้ GDPR แต่ข้อกำหนดและเงื่อนไขของ Extu กำหนดให้คุณต้องมีพื้นฐานทางกฎหมายในการประมวลผลรายชื่อสมาชิกและเพื่อให้ Extu ให้บริการทางการตลาด

การตรวจสอบรายชื่อลูกค้าของคุณ หมายถึง การประเมินที่อยู่อีเมลและข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณรวบรวมและตรวจสอบว่าคุณมีพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการประมวลผลดังกล่าวหรือไม่ หากคุณไม่มีพื้นฐานทางกฎหมายในการรวบรวม ที่อยู่อีเมลก็ไม่ควรรวมอยู่ในรายชื่อสมาชิกของคุณ

โดยพื้นฐานแล้ว จากเหตุผลทางกฎหมายหกประการในการจัดการข้อมูลภายใต้ GDPR เหตุผลที่มีแนวโน้มมากที่สุดในการใช้สำหรับการรวบรวมและการใช้ที่อยู่อีเมลเพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาดทางตรงคือ

• ความยินยอม; หรือ
• ประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย

คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการวิเคราะห์กิจกรรมการประมวลผลข้อมูลและเลือกสิทธิ์พื้นฐานที่เหมาะสม หากคุณไม่แน่ใจว่าเหตุผลทางกฎหมายใดที่ระบุไว้ใน GDPR ที่มีผลกับคุณ โปรดปรึกษากับที่ปรึกษาด้านกฎหมายของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมการประมวลผลมีความสมเหตุสมผลอย่างเหมาะสม สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่า GDPR ยึดถือหลักการของ ‘ความรับผิดชอบ’ ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องสามารถแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ ดังนั้นการเก็บบันทึกอย่างเป็นประจำจึงเป็นสิ่งสำคัญในการสนับสนุนเหตุผลเหล่านี้

สำนักงานกรรมาธิการข้อมูลยังมีข้อมูลเพิ่มเติมบนพื้นฐานของกฎหมาย พร้อมด้วยเครื่องมือคำแนะนำแบบโต้ตอบตามพื้นฐานที่ถูกต้องตามกฎหมาย เพื่อช่วยคุณพิจารณาว่าจะใช้เกณฑ์ใด

ความยินยอม

ความยินยอม หมายความว่าบุคคลที่เกี่ยวข้องได้ให้ความยินยอมที่ชัดแจ้งและชัดเจนอย่างอิสระในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของตนเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ

เมื่อคุณตรวจสอบรายชื่อสมาชิกของคุณ คุณควรพิจารณาว่ามีการให้ความยินยอมอย่างชัดแจ้งหรือไม่ และยังคงมีผลอยู่หรือไม่ ความยินยอมที่ถูกต้องภายใต้ GDPR มีดังนี้:

• จะต้องให้อย่างเสรี ซึ่งหมายถึง บุคคลมีทางเลือกอย่างแท้จริงและต่อเนื่อง รวมถึงสามารถควบคุมวิธีการใช้ข้อมูลของตนเองได้
• ควรชัดเจนและต้องมีการดำเนินการเชิงบวก คำขอความยินยอมจะต้องโดดเด่น ไม่แยกออกจากข้อกำหนดและเงื่อนไขอื่น ๆ กระชับและเข้าใจง่าย เป็นมิตรกับผู้ใช้ และอยู่บนพื้นฐาน ‘opt-in’ เชิงบวก ซึ่งตรงข้ามกับช่องทำเครื่องหมายล่วงหน้าหรือ ‘ opt-out ‘
• ต้องระบุรายละเอียดชื่อผู้ควบคุม วัตถุประสงค์ของการประมวลผล และประเภทของกิจกรรมการประมวลผลโดยเฉพาะ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเก็บบันทึกเพื่อเป็นหลักฐานในการยินยอม – ใครยินยอม เมื่อใด อย่างไร และสิ่งที่พวกเขาได้รับการบอกกล่าว

ตัวอย่างความยินยอมโดยชัดแจ้ง ได้แก่:

• การเลือกเข้าร่วมผ่านทางเว็บหรือแบบฟอร์มออนไลน์ โดยที่ช่องการเลือกเข้าร่วมไม่ได้ถูกเลือกไว้ล่วงหน้าตามค่าเริ่มต้น
• กรอกแบบฟอร์มออฟไลน์ ซึ่งระบุอย่างชัดเจนว่าบุคคลนั้นอาจถูกเพิ่มลงในรายชื่อสมาชิกการตลาดผ่านอีเมลของคุณ และพวกเขาได้ระบุอย่างชัดเจนถึงความเต็มใจที่จะรับอีเมลดังกล่าว
• การให้นามบัตรแก่คุณ โดยมีเงื่อนไขว่า 1) คุณได้ระบุไว้อย่างชัดเจนว่าโดยการมอบนามบัตรให้กับคุณ พวกเขายินยอมที่จะถูกเพิ่มลงในรายชื่อสมาชิกการตลาดผ่านอีเมลของคุณ; หรือ 2) พวกเขาเพิ่มนามบัตรลงในคอนเทนเนอร์หรือกองที่ระบุชัดเจนว่าการเพิ่มนามบัตรดังกล่าวแสดงว่าพวกเขายินยอมที่จะถูกเพิ่มลงในรายชื่อสมาชิกการตลาดผ่านอีเมลของคุณ ไม่ว่าในกรณีใด คุณต้องมีการสื่อสารขั้นพื้นฐานถึงการประมวลผลของคุณอย่างโปร่งใส โดยแจ้งผ่านประกาศความเป็นส่วนตัวของคุณ
• ให้การอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจนแก่คุณเพื่อเพิ่มลงในรายชื่อสมาชิกการตลาดผ่านอีเมลของคุณ ก่อนที่คุณจะติดต่อพวกเขาผ่านทางอีเมล

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการยินยอมสามารถดูได้จากเว็บไซต์สำนักงานคณะกรรมการข้อมูล: ICO: ความยินยอมและคำแนะนำเกี่ยวกับการยินยอม

ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย

อาจมีบางกรณีที่สามารถใช้ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายของคุณกับสมาชิกและสามารถสร้าง ‘soft opt-in‘ ได้

ประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายอาจขึ้นอยู่กับกิจกรรมทางการตลาดที่จะดำเนินการนั้นเป็นไปเพื่อประโยชน์โดยต่อธุรกิจของคุณเองหรือของบุคคลที่สาม ซึ่งอาจรวมถึงผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ โดยมีเหตุผลอันสมควรที่เชื่อได้ว่าบุคคลต่าง ๆ คาดว่าจะได้รับการประมวลผล และมีแนวโน้มว่าจะมีผลกระทบต่อความเป็นส่วนตัวน้อยที่สุด คณะกรรมาธิการสหภาพยุโรปยืนยันว่าการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาดทางตรงถือได้ว่าเป็นการดำเนินการเพื่อประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย ตราบใดที่เป็นไปตามเกณฑ์ที่จำเป็นทั้งหมด

หากต้องการใช้ประโยชน์อันชอบด้วยกฎหมายเป็นพื้นฐานในการประมวลผลตามกฎหมาย คุณจะต้องดำเนินการและเก็บบันทึกการประเมินผลประโยชน์อันชอบด้วยกฎหมายของคุณ เว็บไซต์สำนักงานกรรมาธิการข้อมูลมีตัวอย่างเทมเพลตการประเมินผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายที่คุณสามารถใช้เป็นแนวทางได้

เมื่อคุณได้ดำเนินการและบันทึกการประเมินผลประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมายแล้ว คุณสามารถตรวจสอบรายชื่อสมาชิกของคุณเพื่อพิจารณาว่าที่อยู่อีเมลใด ๆ ตรงตามเกณฑ์ soft opt-in หรือไม่

การเลือกใช้ soft opt-in มีผลกับลูกค้าปัจจุบันเท่านั้น (ไม่ใช่ลูกค้าเป้าหมาย) เพื่อให้ที่อยู่อีเมลมีสิทธิ์รวมไว้ภายใต้ soft opt-in จะต้องได้รับที่อยู่อีเมลในระหว่างการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับบุคคลนั้น

ไม่มีการจำกัดเวลาทางกฎหมายที่บังคับใช้เกี่ยวกับการเลือกเข้าร่วมแบบ soft opt-in แต่เพื่อเป็นแนวทาง การซื้อที่ทำภายในหกถึง 24 เดือนนับจากวันที่ตรวจสอบอาจถือเป็นกรอบเวลาที่เหมาะสม โปรดจำไว้ว่าต้องมีความคาดหวังที่สมเหตุสมผลว่าสมาชิกจะยินยอมรับอีเมลการตลาด

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายสามารถดูได้จากเว็บไซต์สำนักงานคณะกรรมการข้อมูล: ICO: ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายและคำแนะนำเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย